Пермский край город Чайковский
независимый информационный портал

г.Чайковский

, Среда 07 Декабря 2016 года

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000 №00

офис-менеджера

 

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________

___________________________________

___________________________________

______________ ___________________

(подпись)          (фамилия, инициалы)

1.  Требования к работнику.

1.1.Офис-менеджер относится к категории технических исполнителей.

1.2.На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3.Назначение на должность  и освобождение от неё производится приказом генерального директора фирмы.

1.4.Офис-менеджер  подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.5.На время   отсутствия офис-менеджера (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несёт ответственность за надлежащее исполнение возможных на него обязанностей.

 

2. Офис-менеджер должен знать:

2.1.Миссию, фирменные стандарты, краткосрочные планы и бизнес-план предприятия.

2.2.Организационную структуру фирмы, положение о структуре.

2.3.Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности фирмы.

2.4.Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; организацию делопроизводства, архивное дело.

2.5.Правила делового общения;

2.6.Основы ПК, программное обеспечение, применяемое в организации документооборота в фирме.

2.7.Основы административного права и законодательства о труде.

2.8.Правила и нормы охраны труда, техники безопасности.

2.9.Правила и нормы производственной санитарии и противопожарной защиты.

 

3. Должностные обязанности.

Офис-менеджер:

3.1.Принимает поступающую на рассмотрение генеральному директору корреспонденцию и документы, передаёт её в соответствии с  принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования  в процессе работы. Регистрирует поступающие документы, и осуществляет  контроль за их прохождением.

3.2.По поручению руководителя составляет письма, запросы,  другие документы, готовит ответы авторам писем. Отправляет по необходимости и по поручению генерального директора документацию по адресам.

3.3.Осуществляет контроль за выполнением работниками фирмы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль.

3.4.Ведёт делопроизводство, печатает служебные материалы, вводит текущую информацию в банк данных.

3.5.Систематизирует и хранит документы текущего архива, формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность,  в установленные сроки сдаёт в архив.

3.6.Организует телефонные переговоры генерального директора; записывает в его отсутствие полученную информацию, доводит до его сведения   содержание этой информации.

3.7.Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов,  оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

3.8.Организует приём посетителей генерального директора, содействует оперативности рассмотрения  просьб и предложений работников.

3.9.Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; создаёт условия,  способствующие его эффективной работе.

 3.10.Закупает расходные материалы, канцелярские товары  для сотрудников предприятия.  Осуществляет контроль за состоянием орг. техники, средств связи, организует её своевременный ремонт.

3.11.Своевременно предоставляет информацию о предстоящих праздничных мероприятиях у партнёров, близких организаций, сотрудников.  Организует по поручению генерального директора  праздничные мероприятия, а также приобретение подарков.

3.12.Ведёт табель учета рабочего времени сотрудников фирмы, оформляет на сотрудников медицинские полиса.

3.13.Выполняет указания генерального директора по организации командировок для него и сотрудников: бронирование номеров в гостиницах, заказ авиа-, ж/д билетов и другие необходимые поручения.

3.14.Следит за чистотой и порядком в офисе и кабинете генерального директора, контролирует работу уборщицы в офисе,  а так же контролирует соблюдение санитарных правил работниками.

3.15.Соблюдает конфиденциальность при оформлении и передаче документов; при ведении телефонных переговоров и при личных контактах.

3.16.Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

 

4. Права.

Офис-менеджер имеет право:

4.1.Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися его деятельности.

4.2.Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

4.3.В пределах своей компетенции сообщать генеральному директору о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, вносить предложения по их устранению.

4.4.Запрашивать лично или по поручению генерального директора от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.5.Требовать от генерального директора оказания содействия и исполнения своих должностных обязанностей и прав.

 

5. Ответственность.

Офис-менеджер несёт ответственность:

5.1.За надлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, -  в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2.За правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определённых действующим административным, уголовным, и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3.За причинение материального ущерба – в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

6. Условия работы

график работы: с 8.00 до 17.00 с 12.00 до 13.00 – обед

выходные дни: суббота, воскресенье

предоставляемое для работы оборудование: компьютер, принтер, факс, телефон, канц. принадлежности.

Все права защищены 2012 59chaikovsky.ru 
Отдельные статьи, фото и видеоматериалы могут содержать информацию предназначенную для читателей 18+ (запрещено для детей).

Перепечатка информации возможна только при наличии активной ссылки на источник!
Designed by 59chaikovsky
Обслуживание и разработка сайтов: Arione.ru
Яндекс.Метрика