Пермский край город Чайковский
независимый информационный портал

г.Чайковский

, Четверг 08 Декабря 2016 года

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000 №00

секретаря

 

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________

___________________________________

___________________________________

______________ ___________________

(подпись)           (фамилия, инициалы)

  1. Цели

1.1.  Выполнять порученную  работу по координации деятельности офиса.

1.2.  Выполнять поручения офис-менеджера и генерального директора.

  1. Требования к работнику

2.1. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее гуманитарное или экономическое  образование и стаж работы в качестве секретаря  не менее 1 года.

2.2. Секретарь должен знать:
- миссию, фирменные стандарты;
- административную систему предприятия, стандарты и приемы на процесс управления предприятием;
- положения, инструкции, другие  нормативные документы по ведению делопроизводства, организацию делопроизводства, архивное дело;
- правила делового общения  и этикета;
- основы ПК, программное обеспечение, применяемое на предприятии в области документооборота.
2.3. Секретарь является  материально-ответственным лицом, о чем подписывает соответствующий договор с генеральным директором.

 

 

3. Место должности в административной системе.

 

3.1. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом  генерального директора по согласованию с офис-менеджером. Подчиняется непосредственно офис-менеджеру, выполняет все его распоряжения.
3.2. Результаты его работы оцениваются по следующим показателям:

-          выполнение всех, без исключения обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией

-          высокий уровень трудовой дисциплины

-          своевременное, без ошибок, оформление необходимых документов

-          постоянное повышение уровня своей квалификации.

3.3. На время отсутствия секретаря (болезнь, отпуск, командировка, пр.) его замещает лицо, назначенное офис-менеджером.

  1. Должностные обязанности.

 

                    Отвечает на входящие телефонные звонки  в строгом соответствии с фирменными стандартами.

Распределяет поступившие звонки во внутренней телефонной сети в соответствии с установленными правилами.

 

4.2. Принимает и передает факсимильные сообщения.
Входящие факсимильные сообщения: счета на оплату, заказы от покупателей, деловые письма и прочие должны оформляться соответствующим образом:
а) в счетах на оплату необходимо проверять правильность заполнения полей «плательщик», при получении счета на оплату товара - уточнять наличие продукции на складе
б) в заказах на приобретение продукции при получении необходимо уточнять желаемую дату отгрузки и форму оплаты (нал., б/ нал. расчет).

Распределяет факсимильные сообщения. Снимает с факсимильного сообщения копию и  передает офис-менеджеру.

 

4.3.По распоряжениям генерального директора и офис-менеджера печатает исходящую документацию (письма, заявки, документы):
а) всю печатную продукцию печатает в соответствии с установленными формами и фирменными стандартами
б) изменять  бланки и  печатные формы имеет право только по распоряжениям генерального директора или офис- менеджера.


4.4. Организует исходящие звонки (дозвон, соединение) в соответствии с фирменными стандартами.

 

4.5. Ведет программу  склада МБП «Офис», оформляет учет прихода и расхода всех поступающих в офис материалов, канцтоваров и прочих материальных ценностей в соответствии с правилами складского учета.


4.6. Организует работу офиса по следующим пунктам:
          - встречает посетителей и  не оставляет их  без внимания;
          - в темное время суток включает уличное освещение;
         - поддерживает тепловой баланс в офисе;
         - составляет заявки на приобретение материалов (расходных, канцтоваров и т.д.)
           и передает заявки диспетчеру по снабжению.

 

4.7. Обрабатывает и распределяет входящую и исходящую документацию:
а) при поступлении документации (внешней или внутренней) проверяет правильность заполнения всех документов в соответствии с установленными правилами,
б) распределяет документацию по отделам в соответствии со схемой документооборота.

 

4.8. Обеспечивает необходимой информацией управления, отделы и участки на основании поступивших от них запросов.


4.9. Ведет кадровую документацию:
а) ведет и своевременно обновляет электронную базу данных по всем работникам предприятия в соответствии с поступающими документами
б)  на основании документов, предоставляемых диспетчером по производству, оформляет прием новых работников
в) оформляет приказы и договора в установленной форме:

-  дата оформления работника и оклад согласовывает с главным бухгалтером;
-  ведет и регистрирует трудовые книжки в соответствии с КЗоТ РФ.
г) готовит и печатает списки для оформления и продления страховых медицинских полисов на работников, передает списки в бухгалтерию для дальнейшего оформления и получения в соответствующих инстанциях
д) контролирует наличие всех кадровых документов, ведет карточки формы Т2;
е) оформляет увольнение работников в соответствии с КЗоТ РФ на основании личного заявления  или основании распоряжения генерального директора.

5. Права.

Секретарь имеет право:
5.1. Знакомиться с проектами решений офис-менеджера, касающимися его должностных обязанностей.
5.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями, офис-менеджеру.
5.3. В пределах своей компетенции сообщать офис-менеджеру и генеральному директору обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
5.4. Запрашивать лично или по поручению офис-менеджера от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

6. Ответственность.

Секретарь несёт ответственность:
5.1. За сохранение конфиденциальной информации, поступающей в офис как в устной, так и в письменной форме.
5.2.За надлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей.

5.3. За правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности.

5.4. За причинение материального ущерба в результате своих действий или бездействия в объеме своих должностных обязанностей.

7. Условия работы

график работы:

выходные дни:

предоставляемое для работы оборудование:

С инструкцией ознакомлен:

Все права защищены 2012 59chaikovsky.ru 
Отдельные статьи, фото и видеоматериалы могут содержать информацию предназначенную для читателей 18+ (запрещено для детей).

Перепечатка информации возможна только при наличии активной ссылки на источник!
Designed by 59chaikovsky
Обслуживание и разработка сайтов: Arione.ru
Яндекс.Метрика