Пермский край город Чайковский
независимый информационный портал

г.Чайковский

, Среда 07 Декабря 2016 года

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0000 №00

офис-менеджера

 

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________

___________________________________

___________________________________

______________ ___________________

(подпись)           (фамилия, инициалы)

1. Цели

1.1.  Обеспечивает качественную работу с клиентами.

1.2.  Обеспечивает внутренний распорядок офиса.

1.3.  Осуществляет подготовку к выдаче планового задания производства

2.  Требования к работнику.

2.1. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее профессиональное образование не ниже среднего специального и стаж работы в сфере коммерции не менее 2 лет.

2.2. Офис-менеджер должен знать:

-    миссию, бизнес-план предприятия

-          административную систему предприятия

-          правила и стандарты, установленные на предприятии на процесс взаимодействия с клиентами и партнерами

-          правила оформления документов, сопровождающих коммерческие процессы

-          порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии

-          эффективные способы управления коллективом, методы мотивации персонала на результативный труд

-          законодательные и нормативные правовые акты определяющие деятельность предприятий в производстве и сбыте изготовленной

- правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

2.3. Офис-менеджер является материально-ответственным лицом, о чем подписывает соответствующий договор с генеральным директором.

 

 

3. Место должности в административной системе.

3.1. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом КД, утвержденного ген. директором. Подчиняется непосредственно коммерческому директору,  выполняет все его распоряжения.

3.2. Результаты его работы оцениваются по следующим показателям:

4. Должностные обязанности.

 

4.1. Осуществляет работу с документацией.

а) Принимает поступающую на рассмотрение генеральному директору корреспонденцию и документы

б) передаёт документы в соответствии с  принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования  в процессе работы

в) Регистрирует поступающие документы, и осуществляет  контроль за их прохождением.

4.2. Обрабатывает почтовую корреспонденцию

а) по поручению руководителя составляет письма, запросы,  другие документы

б) готовит ответы авторам писем

в) отправляет по необходимости и по поручению генерального директора документацию по адресам.

4.3. Осуществляет контроль за выполнением работниками фирмы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль.

4.4. Ведёт делопроизводство, печатает служебные материалы, вводит текущую информацию в банк данных.

4.5. Систематизирует документацию

 а) Систематизирует и хранит документы текущего архива

б) формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой

в) обеспечивает сохранность дел,  в установленные сроки сдаёт в архив.

4.6. Отвечает за организацию телефонных переговоров генерального директора

а) Организует телефонные переговоры генерального директора

б) записывает в его отсутствие полученную информацию

в) доводит до его сведения   содержание этой информации.

4.7. Обеспечивает подготовку совещаний генерального директора

а) собирает необходимых материалов,

б) оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня

в)  регистрирует участников.

4.8. Организует приём посетителей генерального директора, содействует оперативности рассмотрения  просьб и предложений работников.

4.9. Организует рабочее место генерального директора

а) средствами организационной техники,

б)канцелярскими принадлежностями;

в) обеспечивает условия,  способствующие его эффективной работе.

 4.10.

а) Закупает расходные материалы, канцелярские товары  для сотрудников предприятия

б) Осуществляет контроль за состоянием орг. техники, средств связи, организует её своевременный ремонт.

4.11. Обеспечивает организацию праздничных мероприятий

а) Своевременно предоставляет информацию о предстоящих праздничных мероприятиях у партнёров, близких организаций, сотрудников

б) Организует по поручению генерального директора  праздничные мероприятия,

в) Организует приобретение подарков.

4.12. Ведёт табель учета рабочего времени сотрудников

4.13. Оформляет на сотрудников медицинские полиса.

4.13. Выполняет указания генерального директора по организации командировок

а) бронирует номера в гостиницах,

б) заказывает авиа-, ж/д билетов

в) выполняет другие необходимые поручения.

4.14. Следит за чистотой и порядком в офисе и кабинете генерального директора

а) контролирует работу уборщицы в офисе

б) контролирует соблюдение санитарных правил работниками

4.15. Соблюдает конфиденциальность при оформлении и передаче документов; при ведении телефонных переговоров и при личных контактах.

3.16. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

 

4. Права.

Офис-менеджер имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

4.3.В пределах своей компетенции сообщать генеральному директору о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4.4. Запрашивать лично или по поручению генерального директора от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.5. Требовать от генерального директора оказания содействия и исполнения своих должностных обязанностей и прав.

 

5. Ответственность.

Офис-менеджер несёт ответственность:

5.1.За надлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, -  в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определённых действующим административным, уголовным, и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

6. Условия работы

график работы: с 8.00 до 17.00 с 12.00 до 13.00 – обед

выходные дни: суббота, воскресенье

предоставляемое для работы оборудование: компьютер, принтер, факс, телефон, канц. принадлежности.

 

 

СОГЛАСОВАНО:

Старший юрисконсульт           

(подпись)                           

00.00.0000

 

С инструкцией ознакомлен:

Все права защищены 2012 59chaikovsky.ru 
Отдельные статьи, фото и видеоматериалы могут содержать информацию предназначенную для читателей 18+ (запрещено для детей).

Перепечатка информации возможна только при наличии активной ссылки на источник!
Designed by 59chaikovsky
Обслуживание и разработка сайтов: Arione.ru
Яндекс.Метрика