Пермский край город Чайковский
независимый информационный портал

г.Чайковский

, Воскресенье 11 Декабря 2016 года
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 00.00.0000                              № 00
офис-менеджера
  УТВЕРЖДАЮ

____________________________________
____________________________________
_____________    ____________________
   (подпись)          (фамилия, инициалы)

1. Цели

1.1.Создавать условия для эффективной и комфортной работы генеральному директору автоцентра. Организовывать работу приемной и выполнять обязанности делопроизводителя и референта.
1.2.Способствовать выполнению миссии: объединить продажу автомобилей и предоставление современных услуг автосервиса, с целью обеспечить комплексное обслуживание клиентов. Работать для того, чтобы после приобретения у нас автомобиля, покупатель с удовольствием пользовался услугами нашего автосервиса, и с благодарностью вспоминал наш автоцентр во время движения.
1.3.Обеспечивать соблюдение конфиденциальности в работе, всю информацию, получаемую во время работы, считать конфиденциальной, не разглашать полученную информацию ни при каких обстоятельствах.

2. Требования к работнику

2.1.Офис-менеджер относится к категории специалистов.
2.2.На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (менеджмент, делопроизводство или экономика), стаж работы в качестве офис-менеджера не менее 2 лет.
2.3.Офис-менеджер должен знать:

  • миссию, фирменные стандарты, бизнес-план автоцентра;
  • организационную структуру автоцентра, Положение об объединенной административной системе;
  • основы менеджмента и маркетинга;
  • систему управления бизнесом; приемы и правила управления, применяемые генеральным директором и его заместителями;
  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности автоцентра;
  • положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства, организацию делопроизводства, архивное дело;
  • правила делового общения и этикета;
  • стандарты и унифицированные формы кадровой документации;
  • ПК в объеме продвинутого пользователя:Microsoft Word, Excel, уметь работать с файловой системой (копировать с/на дискету, создавать директории, перемещать, копировать, удалять файлы и т.п.), уметь настраивать собственную рабочую среду;
  • трудовое законодательство; законодательные и правовые акты, определяющие документооборот, связанный с приемом, увольнением и перемещением персонала;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2.4.Генеральный директор автоцентра заключает трудовой контракт с офис-менеджером на срок не менее 1 (одного) года. При заключении трудового контракта генеральный директор вправе устанавливать дополнительные требования к кандидатуре на должность офис-менеджера.

3. Место должности в организационной структуре

3.1.Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от неё производится приказом генерального директора по представлению начальника отдела персонала.
3.2.Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору, и выполняет только его распоряжения.
3.3.На время отсутствия офис-менеджера (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, и несёт ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
3.4.Эффективность его работы оценивается по следующим показателям:

  • выполнение всех, без исключения обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
  • высокий уровень служебной дисциплины офис-менеджера и секретаря;
  • своевременное предоставление достоверной информации по всем вопросам генеральному директору;
  • доброжелательная, творческая атмосфера в приемной автоцентра, своевременное предотвращение конфликтов.

3.5.Офис-менеджер управляет работой секретаря и водителя генерального директора. Как управляющий выполняет следующую работу:

  • организует выполнение ежедневных обязанностей подчиненными;
  • обеспечивает выполнение технологической дисциплины при осуществлении рабочих процессов; требований техники безопасности, санитарных норм и норм пожарной безопасности;
  • предотвращает нарушения трудовой дисциплины;
  • воспитывает подчиненных с целью настроить их на эффективную и качественную работу.

4. Должностные обязанности

Офис-менеджер обязан:
4.1.Разрабатывать и применять после утверждения генеральным директором, систему делопроизводства и документооборота. Разрабатывать инструкции, методические материалы и регламент, обучающие персонал автоцентра работать с документами в соответствии с разработанной системой.
4.2.Разрабатывать и применять после утверждения генеральным директором, стандартные формы приказов, писем, распоряжений и других исходящих документов.
4.3.Организовывать делопроизводство, печатать по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы. Организовать электронную базу данных по делопроизводству и документообороту, вводить текущую информацию в базу данных. По необходимости обновлять и удалять информацию.
4.4.Систематизировать, и организовывать систему хранения документов текущего архива, формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность, в установленные сроки сдавать в архив.
4.5.Принимать поступающую на рассмотрение генеральному директору корреспонденцию и документы, передавать её в соответствии с принятым решением в управления или конкретным исполнителям для использования в процессе работы. Регистрировать поступающие документы, и контролировать их прохождение.
4.6.По поручению генерального директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Отправлять по необходимости документацию по адресам.
4.7.Контролировать выполнение директорами управлений изданных приказов и распоряжений генерального директора; а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль.
4.8.Организовывать телефонные переговоры генерального директора; записывать в его отсутствие полученную информацию; своевременно доводить до его сведения содержание полученной информации.
4.9.Приобретать расходные материалы, канцелярские товары, необходимые для работы приемной автоцентра. Осуществлять контроль за состоянием орг. техники, средств связи, организовывать её своевременный ремонт.
4.10.Следить за чистотой и порядком в приемной и кабинете генерального директора, контролировать работу уборщицы в приемной и кабинете генерального директора.
4.11.Обеспечивать рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; создавать условия, способствующие его эффективной работе.
4.12.Координировать и проводить по поручению генерального директора, праздничные мероприятия:

  • поздравления постоянных клиентов, партнеров, представителей власти с праздниками и знаменательными датами;
  • приобретение поздравительных открыток, подарков и их доставку;
  • напоминать генеральному директору о необходимости поздравить лиц, во взаимодействии с которыми заинтересован автоцентр.

4.13.Выполнять работу по подготовке встреч, переговоров и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, обеспечение дополнительной мебелью, оргтехникой, канцтоварами, напитками и т.п.).
4.14.Координировать приём посетителей генерального директора, содействовать оперативности рассмотрения заявлений, просьб и предложений генеральным директором.
4.15.Выполнять указания генерального директора по организации командировок для него и сотрудников: бронирование номеров в гостиницах, заказ авиа-, ж/д билетов и другие необходимые поручения.

  • 4.16.Организовывать работу водителя генерального директора, составлять график его поездок, представлять этот график на утверждение генеральному директору, и контролировать выполнение утверждённого графика:
  • контролировать выполнение требований служебной дисциплины водителем, при необходимости по согласованию с генеральным директором проводить замену водителя;
  • разрабатывать систему оценки работы водителя, необходимые штрафные санкции за ненадлежащее выполнение служебных обязанностей и способы поощрения.

4.17.Руководить работой секретаря:

  • определять график работы, обязанности, дополнительные поручения;
  • контролировать соблюдение дисциплины и качество работы.

4.18.Соблюдать конфиденциальность при оформлении и передаче документов; при ведении телефонных переговоров и при личных контактах.
4.19.Выполнять отдельные служебные поручения генерального директора.

5. Права

Офис-менеджер имеет право:
5.1.Действовать от имени автоцентра, представлять интересы автоцентра во взаимоотношениях с организациями и органами государственной власти по поручениям генерального директора.
5.2.Запрашивать лично или по поручению генерального директора у руководителей управлений и отделов, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
5.3.Участвовать в подготовке проектов приказов, указаний, положений, инструкций и других документов, связанных с вопросами работы приемной, делопроизводством, документооборотом.
5.4.Вносить предложения генеральному директору о привлечении материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.

6. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:
6.1.Нарушение принципа конфиденциальности.
6.2.Надлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6.3.Правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определённых действующим административным, уголовным, и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.4.Причинение материального ущерба - в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

7. Условия работы

график работы:
выходные дни:
предоставляемое для работы оборудование:

С инструкцией ознакомлен:
00.00.0000
  _____________    ____________________
   (подпись)          (фамилия, инициалы)
00.00.0000
Все права защищены 2012 59chaikovsky.ru 
Отдельные статьи, фото и видеоматериалы могут содержать информацию предназначенную для читателей 18+ (запрещено для детей).

Перепечатка информации возможна только при наличии активной ссылки на источник!
Designed by 59chaikovsky
Обслуживание и разработка сайтов: Arione.ru
Яндекс.Метрика