Пермский край город Чайковский
независимый информационный портал

г.Чайковский

, Воскресенье 04 Декабря 2016 года

Положение об управлении по хозяйственному обеспечению

1. Цели работы
1.1.Организовать хозяйственное обслуживание имущества автоцентра; обеспечить содержание зданий и помещений автоцентра в рабочем состоянии в соответствии с действующими санитарными и противопожарными нормами.
1.2.Создавать возможности для постоянного развития автоцентра, обеспечивая сохранность и приумножение имущества и материальных ценностей.
1.3.Создавать благоприятные хозяйственные условия для выполнения миссии: объединить продажу автомобилей и предоставление современных услуг автосервиса, с целью обеспечить комплексное обслуживание клиентов. Работать для того, чтобы после приобретения у нас автомобиля, покупатель с удовольствием пользовался услугами нашего автосервиса, и с благодарностью вспоминал наш автоцентр во время движения.

2. Общие положения
2.1.Управление по хозяйственному обеспечению является самостоятельной структурной единицей автоцентра. Управление создаётся и ликвидируется приказом генерального директора.
2.2.Управление возглавляет директор по хозяйственному обеспечению, назначаемый на должность приказом генерального директора. Управление подчиняется директору по хозяйственному обеспечению.
2.3.Работники управления назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора автоцентра по представлению директора по хозяйственному обеспечению.
2.4.В своей деятельности управление руководствуется:

  • миссией и бизнес-планом автоцентра;
  • уставом предприятия;
  • настоящим положением.

3. Структура
3.1.В состав управления входят:

  • транспортный отдел;
  • хозяйственный отдел;
  • терминал-склад.

3.2.Распределение полномочий и обязанностей между отделами управления проводит директор по хозяйственному обеспечению. Внутри отделов эта работа является обязанностью начальников отделов.
3.3.Все изменения в штатной численности и структуре управления разрабатываются начальниками отделов и директором по хозяйственному обеспечению, своевременно утверждаются генеральным директором и вносятся во все должностные инструкции и организационные документы.
Процесс утверждения изменений и внесение их в организационные документы происходит по процедуре, установленной «Положением об объединённой административной системе автоцентра». Этот процесс не должен превышать семи дней.

4. Во главе управления стоит директор по хозяйственному обеспечению, организует выполнение следующей работы:
4.1.Организует разработку миссии и бизнес-плана по вопросам хозяйственного развития, капитального строительства и реконструкции зданий и оборудования.
4.2.Организует все хозяйственные работы, связанные с информационным обеспечением автоцентра:

  • организация, ремонт и обслуживание телефонных линий, внутренней АТС, разработка и применение других средств связи;
  • приобретение, модернизация компьютеров и обеспечение комплектующими отдела АСУ;
  • ремонт, реконструкция, поддержание в порядке рекламных носителей, табличек, указателей.

4.3.Составляет текущие планы реконструкции, капитального и текущего ремонта зданий, сооружений, подъездных путей, стоянок, систем водоснабжения, канализации и электрооборудования.
4.4.Обеспечивает содержание зданий, помещений, сооружений, подъездных путей, стоянок, систем водоснабжения, канализации и электрооборудования автоцентра в рабочем состоянии в соответствии с действующими санитарными и противопожарными нормами.
4.5.Контролирует использование и исправность хозяйственного оборудования во всех подразделениях автоцентра. Проводит силами своих подчиненных или по согласованию с генеральным директором с привлечением подрядчиков ремонт зданий и оборудования. Контролирует качество ремонтных работ. Ведет приемку выполненных ремонтных работ.
4.6.Организует и обеспечивает необходимой мебелью и оборудованием рабочие места, обеспечивая для сотрудников автоцентра комфортные условия для работы и взаимодействия с клиентами. Участвует в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях автоцентра в соответствии с требованиями современного дизайна и маркетинговой политикой автоцентра. Организует работы по благоустройству, озеленению и уборке территории.
4.7.Составляет сметы расходов на содержание зданий и помещений автоцентра, и прилегающей территории. Оформляет все необходимые первичные документы по учету, движению, списанию материальных ценностей по своему управлению.
4.8.Оформляет документы, необходимые для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров. Организует их поставку, приемку, и своевременное распределение по структурным единицам автоцентра.
4.9.Организует учет их расходования и составление установленной отчетности. Обеспечивает сохранность оборудования и принимает своевременные меры по его ремонту и восстановлению.
4.10.Организует контроль за экономным расходованием электроэнергии, воды, газа. Обеспечивает силами своих подчиненных рабочее состояние, профилактический ремонт и своевременную модернизацию всех хозяйственных коммуникаций на территории автоцентра. Привлекает к этим работам сторонние организации по договорам по согласованию с генеральным директором.
4.11.Организует работу транспортного отдела. Обеспечивает постоянную, бесперебойную работу служебного транспорта и целесообразное распределение транспорта по управлениям и отделам.
4.12.Осуществляет общее руководство транспортным отделом, с целью эффективно организовать автотранспортные перевозки, и обеспечивать содержание автотранспортных средств автоцентра в надлежащем состоянии.
4.13.Контролирует соблюдение водителями графика поездок и перевозок, правил технической эксплуатации автотранспорта на линии; выпуск подвижного состава на линию согласно утвержденному графику в механически исправном состоянии.
4.14.Контролирует мероприятия по предупреждению простоев, дорожно-транспортных происшествий; соблюдение графика текущего ремонта подвижного состава, обеспечение запчастями служебных автомобилей автоцентра, находящихся на ремонте.
4.15.Контролирует обеспечение средствами на горюче-смазочные материалы. Рассчитывает необходимое количество ГСМ для каждой единицы служебного транспорта. Контролирует их целесообразное, экономное использование.
4.16.Контролирует техническое состояние транспорта и прохождение техобслуживания согласно графику.
4.17.Координирует и контролирует работу терминал-склада. Разрабатывает и внедряет стандарты автоцентра по организации хранения, сбыта и транспортировки запчастей и других материальных ценностей, расположенных на складе.
4.18.Контролирует прием материальных ценностей на склад и отпуск его сотрудникам автоцентра в соответствии с приходно-расходными документами; контролирует размещение материальных ценностей с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения доступа к складируемой продукции, ее погрузки и вывоза с территории склада.
4.19.Обеспечивает сохранность материальных ценностей, соблюдение необходимых условий хранения; отпуск материальных ценностей со склада оптом и в розницу только при предъявлении накладной и приходного кассового ордера с визой бухгалтера стола и ответственного за отпуск данного товара.
4.20.Координирует работу по определению участков, подлежащих автоматизации, в управлении по хозяйственному обеспечению. Взаимодействует с отделом АСУ, контролирует процесс автоматизации учетных процессов, способствует их внедрению и использованию.
4.21.Организует своевременную модернизацию оборудования для отдела АСУ. Принимает заявки на приобретение оргтехники и средств связи. По согласованию с генеральным директором проводит закупки необходимого оборудования, его учет и распределение по структурным единицам.
4.22.Поддерживает необходимые рабочие контакты с органами госнадзора: СЭС, энергонадзор, пожарная инспекция и другими подобными организациями. Своевременно оформляет все необходимые разрешения на работу, выполняет требования этих организаций по приведению оборудования в соответствующий порядок.
4.23.Организует выгодную продажу бывшего в употреблении оборудования, неликвидных материалов, запчастей.
4.24.Координирует работу подчинённых отделов и терминал-склада. Вносит предложения по изменению системы управления своими подчинёнными. По согласованию с генеральным директором предпринимает необходимые изменения и вносит эти изменения в организационные документы.
4.25.Разрабатывает и внедряет по согласованию с генеральным директором стандарты на квалификацию и навыки персонала; на процесс труда, на результаты труда; систему мотивации персонала на результативный труд в своем управлении.

5. Начальник транспортного отдела организует выполнение следующей работы:
5.1.Организует разработку миссии и бизнес-плана автоцентра по вопросам развития транспортного отдела и модернизации транспорта автоцентра.
5.2.Руководит транспортным отделом, с целью эффективно организовать автотранспортные перевозки. Обеспечивает содержание автотранспортных средств автоцентра в надлежащем состоянии.
5.3.Руководит работой водителей-перегонщиков. Организует их работу по перемещению приобретенных для продажи автомобилей.
5.4.Обеспечивает соблюдение водителями графика поездок и перевозок, правил технической эксплуатации автотранспорта на линии; организует выпуск подвижного состава на линию согласно утвержденному графику в механически исправном состоянии.
5.5.Планирует мероприятия по предупреждению простоев, дорожно-транспортных происшествий; организует соблюдение графика текущего ремонта подвижного состава, обеспечение запчастями служебных автомобилей, находящихся на ремонте.
5.6.Обеспечивает своевременное снабжение горюче-смазочными материалами.
Контролирует техническое состояние транспорта и прохождение техобслуживания, согласно графику.
5.7.Организует распределение работ и расстановку кадров; обеспечивает соблюдение водителями правил и норм охраны труда и безопасности движения:

  • ежедневно перед выездом организует медицинский контроль состояния здоровья водителей; проводит инструктаж по безопасности движения и технике безопасности;
  • проводит собеседование с водителем о техническом состоянии транспорта; проводит внешний контроль состояния автомобилей, чтобы в случае повреждений автомобиля можно было установить ответственность водителя, допустившего эти повреждения;
  • оформляет путевой лист водителя;
  • готовит водителей к выезду в командировку: проводит дополнительно инструктаж по БД для командированных водителей; оформляет командировочные документы.

5.8.Ведет установленную отчетность и документацию:

  • журнал ремонта автотранспорта;
  • журнал выезда на линию и учета путевых листов;
  • журнал медицинского контроля;
  • журнал по нарушению безопасности движения.

5.9.Своевременно готовит отчет в бухгалтерию по подотчетным суммам, сдает необходимую для целей бухгалтерского учета документацию.
5.10.Постоянно предоставляет информацию по состоянию парка автомобилей директору по хозяйственному обеспечению.
5.11.Организует обучение вновь принятых и пересаженных с других автомобилей водителей безопасным методам труда с оформлением в журнале.
5.12.Обеспечивает наличие и контроль за состоянием противопожарного инвентаря в каждом автомобиле.
5.13.Ежегодно организует переподготовку водителей по БД и ПДД.
5.14.Оформляет документы для получения необходимых лицензий.

6. Начальник хозяйственного отдела организует выполнение следующей работы:
6.1.Принимает участие в разработке миссии и части бизнес-плана автоцентра по вопросам хозяйственного обеспечения и обеспечения ежедневного порядка в помещениях и на территории автоцентра.
6.2.Организует ежедневные и постоянные работы по содержание зданий и помещений автоцентра в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами. Контролирует ежедневно выходы на работу и результаты работы уборщиц, дворников и другого обслуживающего персонала.
6.3.Организует, координирует и контролирует ежедневные работы по уборке и поддержанию надлежащего порядка в помещениях и на территории автоцентра.
6.4.Организует режим работы обслуживающего персонала таким образом, чтобы их работа не совпадала по времени с работой персонала в офисных помещениях, отделах продаж и на территории. Работа обслуживающего персонала не должна мешать работе с клиентами, и останавливать работу персонала.
6.5.Организует материальное обеспечение всех процессов уборки и ремонта хозяйственного оборудования. Составляет заявки на комплектующие для ремонта оборудования, хозяйственный инвентарь, моющие средства и другие хозяйственные товары на имя директора по хозяйственному обеспечению.
6.6.По согласованию с директором закупает необходимые товары или получает их на складе. Контролирует и обеспечивает целесообразное и экономное расходование этих материалов.
6.7.Контролирует исправность хозяйственного оборудования (освещения, систем отопления, канализации, водопровода, вентиляции и пр.), организует профилактические работы и необходимый текущий ремонт для того, чтобы предотвратить выход оборудования из строя.
6.8.Участвует в организации и проведении ремонтных работ в помещениях и на территории автоцентра. Следит за состоянием зданий, внутренних помещений и территории. Организует силами своих подчиненных мелкий текущий ремонт в помещениях и на территории автоцентра.
6.9.Организует участие своих подчиненных в текущих и капитальных ремонтах зданий, помещений автоцентра, систем водоснабжения, канализации, вентиляции, систем связи и других сооружений.
6.10.По распоряжению директора по хозяйственному обеспечению привлекает к выполнению ремонтных работ сторонние организации или нанимает дополнительных работников.
6.11.Контролирует качество ремонтных работ, обеспечивает выполнение намеченных сроков. Принимает выполненные работы.
6.12.Организует работы по благоустройству, озеленению и уборке территории.
Организует на территории расстановку урн для мусора, места для курения, рабочее состояние и чистоту в туалетах.
6.13.Составляет заявки директору по хозяйственному обеспечению на изготовление необходимых надписей, табличек, указателей для организации порядка в помещениях и на территории автоцентра.
6.14.Проводит работы по разметке территории автоцентра. Наносит на стены, заборы, и асфальт необходимые надписи, указатели, нумерацию и т.п.
6.15.Организует места для обеспечения питания работников во время обеденных перерывов.
6.16.Сообщает директору по хозяйственному обеспечению обо всех выявленных недостатках в работе отдела, других отделов автоцентра, обеспечивающих хозяйственную работу. Предлагает способы разрешения проблем и устранения недостатков в письменном виде.
6.17.Устанавливает служебные обязанности для подчинённых, обеспечивает их исполнение. Составляет должностные инструкции для своих подчиненных, по необходимости вносит в них изменения, и утверждает эти изменения в соответствии с установленной процедурой.

7. Заведующий терминал-складом организует выполнение следующей работы:
7.1.Принимает участие в разработке миссии и части бизнес-плана автоцентра по вопросам организации хранения материальных ценностей и управления запасами.
7.2.Организует контроль за приёмкой закупленных запчастей и других материальных ценностей на склад, рациональным хранением и подготовкой к отправке покупателям и для предоставления услуг автосервиса.
7.3.Координирует работу склада. Осуществляет разработку и внедрение стандартов автоцентра по организации хранения, сбыта и транспортировки запчастей и других материальных ценностей.
7.4.Организует прием материальных ценностей на склад и отпуск его покупателям, персоналу автоцентра в соответствии с Положением о порядке ведения учета материалов на складах и в бухгалтерии автоцентра; с приходно-расходными документами. Приходные ордера и накладные выписываются на фактически принятое количество ценностей в течение одного рабочего дня с момента их поступления.
7.5.Размещает материальные ценности с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения доступа к складируемой продукции и ее погрузки и вывоза с территории склада.
Обеспечивает наличие товарного ярлыка (марка, модификация, объем, размер, вес и т.д.) и номерной бирки на каждой единице товарно-материальных ценностей.
7.6.Организует отпуск товарно-материальных ценностей по требованиям-накладным, или расходным накладным тем лицам, которым в соответствии с приказом по автоцентру предоставлено право требовать со склада материалы, с обязательным оформлением расходной накладной.
7.7.Организует отпуск товарно-материальных ценностей покупателям и сторонним организациям в соответствии с оформленными бухгалтерией на основании договоров, нарядами и другими соответствующими документами, в нестандартных ситуациях с письменного разрешения директора по хозяйственному обеспечению.
7.8.Составляет карточки складского учета и делает в них записи на основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов), ежедневно выводит на карточках остатки материалов.
7.9.Ежемесячно готовит материальные отчеты, отражающие движение (приход или расход) в данном месяце, с приложением всех первичных документов и представляет в Централизованную бухгалтерию автоцентра в установленные сроки.
7.10.Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.
7.11.Организует проведение работниками Хозяйственного отдела погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Контролирует проведение погрузочно-разгрузочных работ при приеме и отпуске материальных ценностей с целью обеспечить сохранность и ликвидное состояние всех материальных ценностей.
7.12.Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита.
7.13.Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.
7.14.Контролирует ведение учета складских операций и установленной отчетности.
7.15.Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей.
7.16.Взаимодействует с отделом АСУ. Координирует работу по определению участков, подлежащих автоматизации, на терминал-складе. Составляет письменные заявки в отдел АСУ с предложениями по автоматизации складских операций. Контролирует процесс автоматизации процессов, способствует их внедрению и использованию.
7.17.Своевременно сообщает на основе данных складского сортового учета материалов директору по хозяйственному обеспечению и бухгалтеру материального стола об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения.
7.18.Представляет по требованию директора по хозяйственному обеспечению отчеты о выполненной работе за требуемый период.
7.19.Информирует директора по хозяйственному обеспечению о проблемах, решение которых не удается найти, представляет возможные варианты их решений в письменном виде.
7.20.Обеспечивает соблюдение коммерческой тайны относительно клиентов, методов работы, технических решений, проблем, технологий, внутренних документов и пр.
7.21.Несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей автоцентра, а также ценностей, полученных в связи с выполнением своих должностных обязанностей и предоставленных для исполнения этих обязанностей.

8. Права управления по хозяйственному обеспечению:
8.1.Давать руководителям структурных единиц автоцентра обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к обеспечению порядка, сохранности зданий, сооружений, оборудования и других материальных ценностей.
8.2.Требовать и получать от всех структурных единиц сведения, необходимые для выполнения возложенных на управление задач.
8.3.Самостоятельно вести переписку по вопросам обеспечения ремонта, приобретения оборудования и другим вопросам хозяйственного обеспечения и не требующим согласования с генеральным директором.
8.4.Представительствовать в установленном порядке от имени автоцентра по вопросам, относящимся к компетенции управления во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
8.5.Запрашивать в структурных единицах необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников – мнение руководителей в соответствующих структурных единицах.
8.6.Контролировать в структурных единицах соблюдение порядка по сохранности оборудования и материальных ценностей.
8.7.Устанавливать собственные системы контроля за работой персонала управления применять их в работе после утверждения генеральным директором.
8.8.Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смету договоров и других документов, связанных с работой управления.
8.9.Вносить предложения генеральному директору и начальнику отдела персонала о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.
8.10.Самостоятельно назначать и проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию управления и участвовать в совещаниях, проводимых в автоцентре по вопросам, касающимся работы управления.

9. Взаимоотношения (служебные связи)
Управление по хозяйственному обеспечению взаимодействует:
9.1.Со всеми структурными единицами автоцентра по вопросам получения:

  • донесений о случаях неисправности и повреждений оборудования, мебели, оргтехники, средств связи;
  • заявок на ремонт служебных помещений, водопровода, канализации, электрооборудования;
  • заявок на мебель, оргтехнику, средства связи.

9.2.Со всеми структурными единицами автоцентра по вопросам предоставления:

  • средств и оборудования для материально-технического обеспечения отдела;
  • мебели, оргтехники, средств связи для оснащения рабочих мест.

9.3.С управлением по общим вопросам по вопросам получения:

  • данных о времени прихода сотрудников на работу;
  • информации о правилах контрольно-пропускного режима;
  • об имеющихся нарушениях контрольно-пропускного режима сотрудниками;
  • штатного расписания;
  • схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;
  • положений о премировании работников;
  • расчетов фондов заработной платы;
  • планов обучения персонала.

9.4.С управлением по общим вопросам по вопросам предоставления:

  • объяснительных записок от нарушителей контрольно-пропускного режима;
  • заявок и расчетов потребности в квалифицированных кадрах по отдельным

 должностям, профессиям;

  • характеристик на работников, представляемых к поощрению;
  • характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной

 ответственности;

  • предложений по составлению графиков отпусков;
  • сведений о качественном составе рабочих и служащих.

9.5.С централизованной бухгалтерией по вопросам получения:

  • справок о заработной плате, материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности (выполняемой работы) и размере заработной платы.

9.6.С централизованной бухгалтерией по вопросам предоставления:

  • первичных документов и отчетности по всем произведённым хозяйственным операциям;
  • табеля учета рабочего времени по отделу;
  • листков временной нетрудоспособности к оплате;
  • проектов приказов о приеме и увольнении и перемещении материально – ответственных лиц;
  • сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;
  • графика отпусков;
  • приказов и отчетов по командировкам.

9.7.С юридическим отделом по вопросам получения:

  • сведений об изменениях законодательства, регламентирующего вопросы строительства, обеспечения сохранности имущества.

9.8.С юридическим отделом по вопросам предоставления:

  • проектов трудовых договоров;
  • заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;
  • приказов для визирования.

9.9.С отделом маркетинга по вопросам предоставления:

  • сведений о возможностях хозяйственного отдела для решения маркетинговых задач;
  • другой маркетинговой информации, поступающей в отдел.

9.10.С отделом маркетинга по вопросам получения:

  • рекомендаций по способам общения с покупателями и клиентами;
  • сведений о рекламной политике автоцентра, новых рекламных предложениях.

9.11.С коммерческим управлением по вопросам получения:

  • заявок на услуги автотранспорта;
  • заявок на ремонт служебных помещений, водопровода, канализации, электрооборудования;
  • заявок на мебель, оргтехнику, средства связи.

9.12.С коммерческим управлением по вопросам предоставления:

  • автотранспорта на основании поданных заявок;
  • средств и оборудования для материально-технического обеспечения отдела;
  • мебели, оргтехники, средств связи для оснащения рабочих мест.

10. Ответственность
10.1.Ответственность за эффективное и своевременное выполнение управлением функций, предусмотренных настоящим Положением, несет директор по хозяйственному обеспечению.
10.2.На директора по хозяйственному обеспечению возлагается персональная ответственность за:

  • соответствие законодательству издаваемых управлением инструкций и указаний;
  • составление, утверждение и предоставление достоверной сводной отчетности и соблюдение сроков ее предоставления генеральному директору;
  • обеспечение генерального директора и Совет директоров информацией по вопросам эффективности работы персонала;
  • своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений генерального директора;
  • недопущение использования информации работниками управления в неслужебных целях;
  • соблюдение трудового распорядка работниками управления.

10.3.Ответственность работников управления по общим вопросам устанавливается должностными инструкциями.

Все права защищены 2012 59chaikovsky.ru 
Отдельные статьи, фото и видеоматериалы могут содержать информацию предназначенную для читателей 18+ (запрещено для детей).

Перепечатка информации возможна только при наличии активной ссылки на источник!
Designed by 59chaikovsky
Обслуживание и разработка сайтов: Arione.ru
Яндекс.Метрика