Пермский край город Чайковский
независимый информационный портал

г.Чайковский

, Воскресенье 11 Декабря 2016 года

Положение об управлении по общим вопросам

1. Цели работы
1.1.Организовать физическую и инженерно-техническую охрану объектов и имущества автоцентра; обеспечить экономическую безопасность и сохранность материальных ценностей.
1.2.Создавать возможности для постоянного развития автоцентра, формируя кадровый резерв по всем направлениям деятельности.
1.3.Подбирать и обучать персонал, направляя его на выполнение миссии:

  • объединить продажу автомобилей и предоставление современных услуг автосервиса с целью обеспечить комплексное обслуживание клиентов;
  • работать для того, чтобы после приобретения у нас автомобиля, покупатель с удовольствием пользовался услугами нашего автосервиса, и с благодарностью вспоминал наш автоцентр во время движения.

1.4.Устанавливать и поддерживать единые стандарты на работу персонала во всех структурных единицах автоцентра.

2. Общие положения
2.1.Управление по общим вопросам является самостоятельной структурной единицей автоцентра. Управление создаётся и ликвидируется приказом генерального директора.
2.2.Управление возглавляет директор по общим вопросам, назначаемый на должность приказом генерального директора. Управление подчиняется директору по общим вопросам.
2.3.Работники управления назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора автоцентра по предоставлению директора по общим вопросам.
2.4.В своей деятельности управление руководствуется:

  • миссией и бизнес-планом автоцентра
  • уставом предприятия;
  • настоящим положением.

3. Структура
В состав управления входят:

  • отдел охраны;
  • отдел персонала.

Распределение полномочий и обязанностей между отделами управления проводит директор по общим вопросам. Внутри отделов эта работа является обязанностью начальников отделов.
Все изменения в штатной численности и структуре управления разрабатываются начальниками отделов и директором по общим вопросам, своевременно утверждаются генеральным директором и вносятся во все должностные инструкции и организационные документы.
Процесс утверждения изменений и внесение их в организационные документы происходит по процедуре, установленной «Положением об объединённой административной системе автоцентра». Этот процесс не должен превышать семи дней.

4. Функции.
Во главе управления стоит директор по общим вопросам, он обеспечивает выполнение следующей работы:
4.1.Организует разработку миссии и бизнес-плана автоцентра по вопросам безопасности и обеспечения трудовыми ресурсами.
4.2.Обеспечивает распространение идей, изложенных в миссии через приказы, распоряжения, положения, должностные инструкции, памятки среди работников автоцентра.
4.3.Формирует кадровую политику автоцентра, план работы с кадрами на каждый год. Разрабатывает и внедряет систему проверки соискателей на открывающиеся вакансии и кадровой безопасности автоцентра.
4.4.Организует постоянную работу по подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и для пополнения рядового персонала. Организует конкурсы на имеющиеся вакансии с целью привлечь на работу в автоцентр перспективных специалистов.
4.5.Организует процедуру адаптации каждого нового работника после его приёма на работу. Назначает официального наставника, помогает решить проблему организации рабочего места.
4.6.Контролирует ведение установленной документации по кадрам.
4.7.Готовит материалы для представления персонала к поощрениям; материалы по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
4.8.Организует систему аттестации работников автоцентра, её методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.
4.9.Организует составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков; оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.
4.10.Контролирует состояние трудовой дисциплины в структурных единицах автоцентра и соблюдение работниками правил внутреннего распорядка
4.11.Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.
4.12.Консультирует руководителей автоцентра по всем вопросам, связанным с персоналом. Контролирует соблюдение норм трудового законодательства, а также выполнение требований техники безопасности труда. Организует необходимый учёт и отчётность по работе с персоналом.
4.13.Организует повышение квалификации рядового персонала и управляющих; разрабатывает планы обучения на основании запросов персонала и генерального директора.
4.14.Организует работу по архивированию и сохранности документов всего автоцентра, подлежащих длительному хранению.
4.15.Организует разработку и внедрение после согласования с генеральным директором фирменных стандартов на отношения между сотрудниками автоцентра, на отношения между подчиненными и руководителями, выполнение и результаты работы, на отношение к информации; на обеспечение коммерческой тайны.
4.16.Создает по согласованию с генеральным директором систему материального и морального поощрения персонала, принимая во внимание разработанные подобные системы внутри отдельных структурных единиц, координирует процесс ее выполнения. Анализирует эффективность систем стимулирования, вносит необходимые коррективы с целью создать равные для всех работников условия вознаграждения и благоприятный моральный климат в коллективе.
4.17.Разрабатывает и внедряет после утверждения генеральным директором необходимые изменения в организационной структуре автоцентра, изменения в положениях и должностных инструкциях. Отслеживает зоны слабой управляемости персонала и разрабатывает меры по ликвидации таких зон.
4.18.Координирует работу по определению участков, подлежащих автоматизации, в управлении по общим вопросам. Взаимодействует с отделом АСУ, контролирует процесс автоматизации учетных процессов, способствует их внедрению и использованию.
4.19.Организует физическую и инженерно-техническую охрану объектов и имущества предприятия, привлекая к этой работе необходимые организации на основе договоров.
4.20.Разрабатывает и применяет после согласования с генеральным директором приемы и нормы охраны офисных и производственных помещений, пропускную и контрольную системы на перемещение материальных ценностей в офисе и на производственном участке.
4.21.Для обеспечения единой системы мер безопасности выполняет следующее:

  • постоянно анализирует состояние объектов автоцентра с целью оценить уровень их безопасности, в случае угрозы предлагает меры по совершенствованию системы охраны объектов автоцентра;
  • организует работу отдела охраны, контролирует выход на работу охранников и сторожей, контролирует своевременное оформление табеля учёта рабочего времени охранников и сторожей и поквартальные графики дежурств.

4.22.Организует систему приёма-передачи дежурств между охранниками сторожами с соответствующим оформлением в журнале. Контролирует выполнение этой системы.
4.23.Обеспечивает защиту информации, являющейся коммерческой тайной автоцентра, выполняя следующее:

  • анализирует информационную структуру предприятия и готовит перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • готовит внутрифирменные документы о защите коммерческой тайны, представляет их на утверждение генеральному директору; контролирует выполнение требований по защите коммерческой тайны;
  • организует разработку системы защиты информации на ПК, в сетях и коммуникациях автоцентра.

4.24.Поддерживает по необходимости отношения с правоохранительными органами:

  • отвечает на запросы правоохранительных органов по вопросам безопасности автоцентра;
  • участвует по необходимости в судебных процессах, выступая представителем компании по вопросам безопасности.

5. Функции отдела персонала
Начальник отдела персонала организует выполнение следующей работы:
5.1.Разрабатывает миссию и бизнес-план автоцентра по вопросам обеспечения трудовыми ресурсами. Распространяет идеи, изложенные в миссии через приказы, распоряжения, положения, должностные инструкции, памятки среди работников автоцентра.
5.2.Организует обучение и тренинги для персонала с целью объяснить идеи миссии, направить персонал на работу по осуществлению миссии.
5.3.Готовит план работы с кадрами на каждый год, в котором планирует следующие вопросы:

  • имеющийся резерв кадров для выдвижения на руководящие должности и для пополнения рядового персонала, план пополнения и обучения резерва;
  • проведение конкурсов на имеющиеся вакансии с целью привлечь на работу в автоцентр перспективных специалистов, состав и план работы конкурсной комиссии;
  • повышение квалификации работающего персонала: цели обучения, какие навыки должны приобрести, сроки, примерная стоимость и места обучения;
  • мероприятия, направленные на сплочение коллектива и на формирование позитивного отношения к своей работе.

5.4.Проводит расстановку нанятых работников в соответствии с их квалификацией, личными и деловыми качествами. Контролирует использование персонала в структурных единицах автоцентра.
5.5.Контролирует процедуру адаптации каждого нового работника после его приёма на работу. Контролирует назначение официального наставника, помогает решить проблему организации рабочего места.
5.6.Проводит ежегодную аттестацию работников автоцентра с участием комиссии, утвержденной директором по общим вопросам. Готовит для аттестации методическое и информационное обеспечение, участвует в анализе результатов аттестации. Обеспечивает выполнение решений аттестационной комиссии.
5.7.Организует ведение установленной документации по кадрам:

  • учёт личного состава; оформление и хранение личных карточек;
  • приём, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек;
  • оформление и учет приказов, связанных с приемом на работу, перемещением, увольнением;
  • оформление и учет приказов и распоряжений, связанных с наказаниями и поощрениями персонала;
  • работа по архивированию и сохранности документов всего автоцентра, подлежащих длительному хранению по вопросам кадровой работы.

5.8.Составляет правила внутреннего распорядка для всего автоцентра, организует их утверждение генеральным директором. Организует обучение по правилам внутреннего распорядка для руководителей структурных единиц.
5.9.Устанавливает порядок контроля за выполнением правил внутреннего распорядка. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени.
5.10.Готовит материалы для представления персонала к поощрениям; материалы по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
5.11.Консультирует руководителей автоцентра по всем вопросам, связанным с персоналом. Обучает руководителей соблюдать нормы трудового законодательства, а также требования техники безопасности труда во всех структурных единицах автоцентра.
5.12.Разрабатывает систему распространения, изучения и выполнения фирменных стандартов на отношения между сотрудниками автоцентра; на отношения между подчиненными и руководителями; выполнение и результаты работы; на отношение к информации; на обеспечение коммерческой тайны.
5.13.Ежегодно создает или обновляет «Положение о мотивации персонала». В этом положении объясняет руководителям и персоналу систему материального и морального поощрения персонала, принимая во внимание разработанные подобные системы внутри отдельных структурных единиц.
5.14.Организует выполнение «Положения о мотивации персонала» в структурных единицах автоцентра, с целью создать равные для всех работников условия вознаграждения и благоприятный моральный климат в коллективе.
5.15.Разрабатывает и внедряет после утверждения генеральным директором необходимые изменения в организационной структуре автоцентра; изменения в положениях и должностных инструкциях. Отслеживает зоны слабой управляемости персонала и разрабатывает меры по ликвидации таких зон.
5.16.Координирует работу по определению участков, подлежащих автоматизации, по вопросам, связанным с приемом на работу, перемещением и увольнением персонала. Подает заявки в отдел АСУ по автоматизации процессов учета кадровой работы.
5.17.Готовит соответствующие документы по пенсионному страхованию и своевременно предоставляет их в органы социального обеспечения.
5.18.Организует оформление и выдачу справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.
5.19.Составляет графики отпусков, ведет учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.
5.20.Оформляет и учитывает командировки.

6. Функции отдела охраны
Начальник отдела охраны организует выполнение следующей работы:
6.1.Обеспечивает с помощью сотрудников своего отдела физическую и инженерно-техническую охрану объектов и имущества автоцентра, организует по необходимости сотрудничество с необходимыми организациями на основе договоров.
6.2.Постоянно анализирует состояние охраняемых объектов, чтобы оценить уровень их безопасности, в случае угрозы предлагает меры по совершенствованию системы охраны объектов автоцентра.
6.3.Организует сопровождение и защиту грузов автоцентра. Проводит инструктаж вновь принятых на работу менеджеров и экспедиторов по вопросам сопровождения и охраны грузов. Обеспечивает неприкосновенность перевозимых материальных ценностей.
6.4.Составляет маршруты передвижения транспортных средств, перевозящих материальные ценности и схем по сопровождению их в пути. Контролирует обеспечение их охраной.
6.5.Организует, координирует работу отдела охраны, управляет работой охранников и сторожей. Контролирует выход на работу охранников, своевременно оформляет табель учёта рабочего времени и ежемесячные графики дежурств.
6.6.Контролирует приём-передачу дежурств между охранниками с соответствующим оформлением в журнале.
6.7.Направляет ежедневную работу охранников и сторожей на обеспечение надёжной защиты объектов автоцентра от краж, хищений, грабежей, поджогов и других преступных посягательств, актов вандализма, общественных беспорядков. На пресечение попыток несанкционированного проникновения на объекты автоцентра.
6.8.Обеспечивает постоянное рабочее состояние охранной сигнализации, принимает своевременно меры по ремонту в случае повреждения.
6.9.Руководит оснащением территории автоцентра специальной телефонной связью, «тревожными кнопками», переговорными устройствами, смотровыми глазками, другими техническими приспособлениями. Своевременно проводит их ремонт, модернизацию и дополнение более современными устройствами охраны.
6.10.Обеспечивает выполнение утвержденного генеральным директором контрольно-пропускного режима:

  • исключает возможности несанкционированного доступа физических лиц и транспортных средств на контролируемую территорию;
  • устанавливает правила внутриобъектового режима в помещениях (на территориях) автоцентра; порядок допуска работников, лиц сторонних организаций, посетителей и транспортных средств на контролируемую территорию;
  • исключает возможности несанкционированного вывоза (выноса) материальных ценностей с контролируемой территории, устанавливает правила досмотра в случае необходимости работников автоцентра и всех лиц при допуске на объекты автоцентра;
  • определяет зоны (помещения) ограниченного доступа; устанавливает порядок допуска работников в подобные зоны;
  • устанавливает правила использования технических средств контроля доступа.

6.11.Разрабатывает и осуществляет мероприятия по выявлению, предупреждению и пресечению преступных акций в отношении руководящего состава автоцентра и автоцентра в целом. Разрабатывает и проводит специальные мероприятия по обеспечению физической защиты руководства автоцентра.
6.12.Проводит обучение, инструктаж и специальные тренинги с охранниками и сторожами с целью обучить их действовать профессионально в чрезвычайных обстоятельствах.
6.13.Разрабатывает формы отчётных документов, аналитических справок и отчётов по итогам деятельности отдела охраны. Предоставляет необходимую информацию о работе отдела директору по общим вопросам.
6.14.Участвует в расследованиях по фактам правонарушений и преступлений, совершенных в отношении автоцентра и отдельных работников; при необходимости передает материалы в правоохранительные органы.
6.15.Обучает охранников и сторожей соблюдать деловую этику и культуру общения с покупателями и клиентами.
6.16.Обеспечивает соблюдение коммерческой тайны относительно клиентов, методов работы, технических решений, проблем, технологий, внутренних документов и пр.
6.17.Несет материальную ответственность за товарно-материальные ценности предприятия, предоставленные для исполнения обязанностей.
6.18.Организует оформление необходимых разрешений и документов на хранение и применение оружия, используемого для охраны и сопровождения грузов. Организует правильное хранение полученного оружия.

7. Права управления по общим вопросам
7.1.Давать руководителям структурных единиц автоцентра обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к обеспечению безопасности, сохранения коммерческой тайны, управления персоналом.
7.2.Требовать и получать от всех структурных единиц сведения, необходимые для выполнения возложенных на управление задач.
7.3.Самостоятельно вести переписку по вопросам обеспечения безопасности и подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию управления и не требующим согласования с генеральным директором.
7.4.Представительствовать в установленном порядке от имени автоцентра по вопросам, относящимся к компетенции управления во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе кадровыми агентствами и службами занятости.
7.5.Запрашивать в структурных единицах необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников – мнение руководителей в соответствующих структурных единицах.
7.6.Контролировать в структурных единицах соблюдение в отношении работников законодательства о труде, порядке предоставления установленных льгот и преимуществ.
7.7.Устанавливать собственные системы контроля за работой персонала автоцентра и применять их в работе после утверждения генеральным директором.
7.8.Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с работой управления по общим вопросам.
7.9.Вносить предложения генеральному директору и его заместителям о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.
7.10.Самостоятельно назначать и проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию управления и участвовать в совещаниях, проводимых в автоцентре по вопросам, касающимся работы управления.

8. Взаимоотношения (служебные связи)
Управление по общим вопросам взаимодействует:
8.1.Со всеми структурными единицами автоцентра по вопросам получения:

  • информации о сохранности охраняемых объектов и имущества;
  • донесений о случаях неисправности и повреждений охранного оборудования;
  • объяснительных записок от нарушителей контрольно-пропускного режима;
  • заявок и расчетов потребности в квалификационных кадрах по отдельным должностям, профессиям;
  • характеристик на работников, представляемых к поощрению;
  • характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;
  • объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;
  • предложений по составлению графиков отпусков;
  • сведений о качественном составе рабочих и служащих.

8.2.Со всеми структурными единицами автоцентра по вопросам предоставления:

  • данных о времени прихода сотрудников на работу;
  • информации о правилах контрольно-пропускного режима, об имеющихся нарушениях контрольно-пропускного режима сотрудниками;
  • штатного расписания;
  • схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;
  • положений о премировании работников;
  • расчетов фондов заработной платы;
  • планов обучения персонала;
  • сведений о соблюдении персоналом автоцентра требований по своевременному приходу на работу.

8.3.С централизованной бухгалтерией по вопросам получения:

  • справок о заработной плате;
  • материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности (выполняемой работы) и размере заработной платы.

8.4.С централизованной бухгалтерией по вопросам предоставления:

  • табеля учета рабочего времени по отделам;
  • листков временной нетрудоспособности к оплате;
  • проектов приказов о приеме и увольнении и перемещении материально – ответственных лиц;
  • сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;
  • графика отпусков;
  • приказов по командировкам.

8.5.С коммерческим управлением по вопросам получения:

  • сведений о количестве автомобилей, находящихся на стоянке;
  • сведений об оплаченных автомобилях и других материальных ценностях;
  • сведений об автомобилях, находящихся на ремонте.

8.6.С коммерческим отделом по вопросам предоставления:

  • информации о нарушениях сохранности, порчи автомобилей и других материальных ценностей, предназначенных для продажи.

8.7.С юридическим отделом по вопросам получения:

  • сведений об изменениях законодательства, регламентирующего вопросы обеспечения сохранности имущества предприятия и охраны его объектов;
  • сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;
  • разъяснения действующего законодательства и порядка его применения.

8.8.С юридическим отделом по вопросам предоставления:

  • проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;
  • заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства;
  • приказов для визирования.

8.9.С управлением по хозяйственному обеспечению по вопросам получения:

  • средств и оборудования для материально-технического обеспечения отдела;
  • мебели, оргтехники, средств связи для оснащения рабочих мест.

8.10.С управлением по хозяйственному обеспечению по вопросам предоставления:

  • заявок на ремонт служебных помещений, водопровода, канализации, электрооборудования;
  • заявок на мебель, оргтехнику, средства связи.

8.11.С отделом маркетинга по вопросам предоставления:

  • сведений о количестве посетителей за период времени;
  • о вопросах, которые задают охранникам потенциальные покупатели и клиенты;
  • другой маркетинговой информации, поступающей в отдел охраны;
  • сведений о навыках и знаниях кандидатов на вакансии в области маркетинга.

8.12.С отделом маркетинга по вопросам получения:

  • рекомендаций по способам общения с покупателями и клиентами;
  • сведений о рекламной политике автоцентра, новых рекламных предложениях;
  • рекомендаций по требованиям к знаниям кандидатов на вакансии в области маркетинга.

9. Ответственность
9.1.Ответственность за эффективное и своевременное выполнение управлением функций, предусмотренных настоящим Положением, несет директор по общим вопросам.
9.2.На директора по общим вопросам возлагается персональная ответственность за:

  • соответствие законодательству издаваемых управлением инструкций и указаний по вопросам подбора и оформления на работу персонала, по вопросам обеспечения безопасности;
  • составление, утверждение и предоставление достоверной сводной отчетности и соблюдение сроков ее предоставления генеральному директору;
  • обеспечение генерального директора и Совет директоров информацией по вопросам эффективности работы персонала и обеспечения безопасности;
  • своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений генерального директора.;
  • недопущение использования информации работниками управления в неслужебных целях;
  • соблюдение трудового распорядка работниками управления.

9.3.Ответственность работников управления по общим вопросам устанавливается должностными инструкциями.

Все права защищены 2012 59chaikovsky.ru 
Отдельные статьи, фото и видеоматериалы могут содержать информацию предназначенную для читателей 18+ (запрещено для детей).

Перепечатка информации возможна только при наличии активной ссылки на источник!
Designed by 59chaikovsky
Обслуживание и разработка сайтов: Arione.ru
Яндекс.Метрика